Бортовой журнал
Бортовой журнал

Командная работа давно вышла за пределы офисов и встреч в переговорных комнатах. Сегодня, для успешного взаимодействия, достаточно лишь пары кликов – благодаря сервисам, которые помогают обмениваться идеями, редактировать документы в реальном времени и вместе разрабатывать проекты, несмотря на расстояния. 

Рассмотрим несколько популярных сервисов для командной работы, которые способны значительно повысить продуктивность и улучшить взаимодействие в коллективе.

Сервисы для совместной работы: для чего и какие задачи решают

Сервисы для совместной работы – это инструменты, которые обеспечивают продуктивное взаимодействие команд, упрощая процессы обмена информацией, планирования и выполнения задач. Они помогают объединить участников проекта, предоставляя им удобные платформы для совместного использования ресурсов, обсуждения идей и быстрого принятия решений.

Основные задачи, которые решают сервисы для совместной работы:

  • Обмен информацией в реальном времени. Команды могут мгновенно делиться важной информацией, документами, ссылками и файлами, что позволяет исключить задержки в процессе выполнения задач. Совместная работа над файлами или документами без необходимости отправки множества версий экономит время и ресурсы.
  • Упрощение управления проектами. Большинство платформ для командной работы включают инструменты для создания задач, их распределения между участниками и отслеживания прогресса. Это помогает координировать усилия и контролировать сроки, обеспечивая прозрачность выполнения каждого этапа проекта.
  • Мозговые штурмы и разработка идей. Интерактивные доски и пространства для совместного создания идей дают возможность всем участникам команды вносить вклад в развитие проекта, визуализировать идеи и фиксировать мысли. Это особенно полезно для творческих процессов и стратегического планирования.
  • Синхронизация и упрощение коммуникации. Чаты, видеозвонки и другие формы взаимодействия помогают поддерживать постоянный контакт между членами команды. Это снижает необходимость в частых встречах и облегчает коммуникацию, особенно в распределённых командах.
  • Хранение и организация информации. Сервисы для командной работы также служат цифровыми архивами, где все необходимые документы, ссылки и файлы хранятся в одном месте. Это упрощает доступ к информации, минимизирует риск её потери и позволяет быстро находить нужные данные.
  • Повышение эффективности совместной работы. Инструменты автоматизации, интеграция с другими платформами и использование шаблонов задач позволяют ускорить рабочие процессы, уменьшая рутину и освобождая время для более значимых задач.

Cистемы для удобного управления процессами и людьми

Управление процессами и людьми – это сложный механизм, который требует точности, координации и прозрачности. Для эффективной работы важно иметь инструменты, способные организовать каждый шаг, будь то планирование задач, распределение ролей или отслеживание результатов. Современные системы управления проектами предоставляют именно такие возможности, помогая командам работать слаженно и с максимальной эффективностью. Рассмотрим ключевые решения, которые помогают воплотить эти задачи в жизнь.

Kaiten

Kaiten – это инструмент для визуального управления проектами, который позволяет командам легко контролировать каждый этап работы. Система построена на принципах Канбан. 

Канбан – это метод управления проектами и рабочими процессами, основанный на визуализации задач с помощью карточек и досок. Каждая задача или этап проекта отображается на доске в виде карточки, а сами карточки перемещаются между колонками, которые отражают различные стадии выполнения – от начального этапа до завершения. Этот метод позволяет командам легко отслеживать прогресс, выявлять узкие места и распределять нагрузку. Канбан помогает обеспечить прозрачность рабочих процессов и гибкость в изменении приоритетов задач, что делает его популярным среди команд, стремящихся к максимальной эффективности.

Таким образом, в Kaiten все задачи отображаются на виртуальных Канбан-досках, предоставляя наглядное представление о статусе каждого процесса. Это идеальный инструмент для тех, кто ценит гибкость и стремится адаптировать процессы под динамику команды. Kaiten помогает упрощать контроль и автоматизировать рутинные задачи, предоставляя подробную аналитику о том, как работает команда.

Bitrix24

Bitrix24 – это универсальная платформа, которая сочетает в себе функционал для управления задачами, CRM-систему, инструменты для коммуникации и многое другое. Этот сервис идеально подходит для компаний, которые хотят централизовать управление как процессами, так и взаимодействием между сотрудниками. В Bitrix24 можно не только распределять задачи и отслеживать их выполнение, но и вести клиентскую базу, управлять продажами и даже организовывать корпоративные чаты и видеоконференции. Это решение помогает создать целостную экосистему для ведения бизнеса.

Jira

Jira от Atlassian – один из самых популярных инструментов среди разработчиков и ИТ-специалистов. Система идеально подходит для управления сложными проектами, где нужно отслеживать каждую деталь, от багов до новых фич. Jira предоставляет гибкие возможности настройки под различные рабочие процессы и помогает командам организовать работу по методологиям Agile или Scrum. Разработчики ценят Jira за возможность интеграции с другими инструментами для разработки, что делает её мощным инструментом для комплексного управления проектами.

Miro

Miro – это интерактивная доска, которая помогает командам не только управлять процессами, но и совместно работать над проектами в реальном времени. С помощью Miro можно визуализировать идеи, строить схемы, разрабатывать концепции и организовывать мозговые штурмы. Это идеальное решение для команд, которым необходимо быстро структурировать информацию, наглядно представлять данные и интегрировать их в общий рабочий процесс. Благодаря гибким инструментам для совместной работы Miro способствует креативности и быстрому обмену идеями.

Wiki-системы хранения регламентов и документов вашей компании

Современные компании нуждаются в удобных и надежных системах для хранения регламентов, рабочих документов и другой важной информации. Wiki-системы предоставляют возможность централизованного хранения данных, легкого доступа и совместного редактирования документов, что делает их незаменимыми для работы с корпоративной документацией. Рассмотрим три популярных решения, каждое из которых предлагает уникальные инструменты для эффективной организации рабочего пространства.

Confluence

Confluence, созданная компанией Atlassian, представляет собой мощную платформу для совместной работы с документами, идеально подходящую для крупных команд и ИТ-специалистов. Confluence позволяет создавать и редактировать внутренние базы знаний, документы, регламенты и проектную документацию. Одной из ключевых особенностей Confluence является её глубокая интеграция с другими продуктами Atlassian, такими как Jira и Trello, что позволяет мгновенно синхронизировать задачи, дорожные карты и обсуждения в рамках одного пространства.

Платформа также поддерживает детализированные комментарии и совместное редактирование, что делает её незаменимым инструментом для команд, работающих над большими проектами. Мощные функции поиска и интеграции с внешними почтовыми сервисами позволяют легко находить нужные документы и быстро обмениваться информацией с коллегами. Стоимость сервиса начинается от 5 долларов в месяц, но перед покупкой доступен тестовый период.

EvaWiki

EvaWiki – это российская версия Confluence, адаптированная под локальные нужды и законы. Как и Confluence, эта платформа поддерживает древовидную структуру документов, что позволяет легко создавать иерархию данных, распределяя регламенты и другие файлы по логическим категориям. Система позволяет добавлять вложения, видео, изображения, а также строить диаграммы через встроенный редактор Draw.io.

Одной из главных особенностей EvaWiki является возможность установки на собственный сервер, что делает её привлекательной для компаний, заботящихся о безопасности данных и предпочитающих локальные решения. Эта система также удобна для совместного редактирования документов с функцией предварительного просмотра (превью) без необходимости открывать каждый документ. EvaWiki предоставляет гибкие настройки и позволяет компаниям создать свою цифровую библиотеку регламентов и процессов.

Notion

Notion – это популярная платформа, предлагающая не только возможности для хранения и редактирования документов, но и инструменты для управления проектами и ведения личных задач. С помощью Notion можно создать как Wiki-страницы для хранения корпоративных документов и инструкций, так и расписания, календари и канбан-доски для отслеживания задач. Одной из ключевых особенностей Notion является его гибкость – пользователь может настроить рабочее пространство под конкретные нужды, используя шаблоны для создания документации, планирования рекламных кампаний или работы над продуктом.

Notion идеально подходит для тех, кто ценит минимализм и универсальность: в одном пространстве можно вести как личные, так и рабочие проекты. Это делает его востребованным не только в корпоративной среде, но и среди фрилансеров и малых команд. Базовый функционал Notion предоставляется бесплатно для личного использования, однако для полноценной работы в команде потребуется подписка за 8 долларов в месяц.

Сервисы для видеоконференций и звонков

Современные рабочие процессы требуют мгновенного и удобного общения между членами команды, клиентами и партнерами, независимо от их местоположения. Видеоконференции и звонки стали ключевым элементом взаимодействия, обеспечивая быстрый обмен идеями, решениями и информацией. Рассмотрим популярные сервисы, которые позволяют организовать видеовстречи и звонки на любом уровне – от личных бесед до больших совещаний.

Telegram

Telegram давно вышел за рамки обычного мессенджера, став полноценным инструментом для общения в командах. Помимо чатов и каналов, сервис предлагает возможность проводить аудио- и видеозвонки, а также групповые видеоконференции. Telegram удобен тем, что все звонки шифруются, а интерфейс прост и интуитивно понятен. Этот инструмент часто используется как для деловых целей, так и для личного общения, позволяя легко организовывать небольшие встречи или видеочаты прямо из переписки.

Также Telegram активно развивается и добавляет новые функции, что делает его гибким решением для различных нужд пользователей – от малого бизнеса до крупных организаций.

Zoom

Zoom стал синонимом видеоконференций, особенно во время массового перехода на удаленную работу. Сервис предлагает широкий функционал для организации видеовстреч любого масштаба – от приватных звонков один на один до масштабных вебинаров с участием сотен человек. Zoom отличается качественным видео и звуком, а также возможностью записи встреч, что особенно удобно для команд, которые проводят тренинги или обсуждают важные проекты.

Zoom также предлагает такие функции, как деление экрана, чат в ходе видеовстречи и интеграцию с другими платформами. Бесплатная версия сервиса ограничена 40 минутами для групповых звонков, но для более длительных сессий доступна подписка.

Google Meet

Быстрое и простое решение

Google Meet – это видеосервис, который позволяет проводить видеоконференции через браузер, без необходимости установки дополнительного программного обеспечения. Он идеально интегрирован с другими сервисами Google, такими как Календарь и Документы, что делает его удобным для планирования и проведения встреч.

Одним из главных преимуществ Google Meet является его простота использования – создать и присоединиться к конференции можно в несколько кликов. Сервис предлагает качественное видео и аудио, а также возможности для совместного использования экрана. Google Meet бесплатен для небольших встреч, что делает его доступным решением для любых команд, а подписка расширяет функции для бизнеса.

Rocket.Chat

Rocket.Chat – это открытая платформа для общения, которая включает в себя не только чаты, но и видеозвонки, видеоконференции и совместную работу. В отличие от большинства коммерческих сервисов, Rocket.Chat предлагает гибкость и возможность полного контроля над системой – её можно настроить и разместить на собственных серверах, обеспечивая безопасность данных и приватность общения.

Rocket.Chat часто выбирают компании, которым требуется не просто видеозвонки, а комплексное решение для коммуникации и управления проектами. Этот сервис поддерживает интеграцию с множеством других инструментов и имеет возможность кастомизации под нужды команды.

Менеджеры скриншотов

Менеджеры скриншотов – это не просто инструменты для создания снимков экрана, а полноценные решения для обработки, хранения и обмена изображениями. Они позволяют не только сделать скриншот, но и моментально его отредактировать, добавить пояснения или выделить важные детали. Р

LightShot

LightShot – один из самых популярных инструментов для создания скриншотов благодаря своей простоте и скорости. С его помощью можно сделать снимок экрана всего в пару кликов, а затем сразу же внести правки: выделить нужную область, добавить текст или стрелки. LightShot также позволяет моментально загрузить скриншот в облако и получить ссылку для обмена с коллегами или друзьями. Инструмент доступен для Windows и macOS, а также имеет расширение для браузеров, что делает его универсальным решением для любого устройства.

Joxi

Joxi.ru – это не просто программа для создания скриншотов, но и мощный менеджер для работы с изображениями. С помощью Joxi можно делать снимки экрана, выделяя нужные области, и сразу же делиться ими с другими через ссылки или сохранять на диск. Особенность Joxi заключается в богатом наборе инструментов для редактирования: можно добавлять комментарии, стрелки, рамки, а также рисовать на изображении. Joxi удобно использовать как для работы в командах, так и для личных нужд, особенно когда требуется быстро и наглядно передать информацию.

Яндекс Диск 

В программе Яндекс Диск встроена функция создания скриншотов, которая значительно упрощает процесс обмена изображениями. Сделав снимок экрана, вы можете сразу сохранить его в облако и поделиться ссылкой. Яндекс Диск предоставляет также базовые инструменты для редактирования – выделение, добавление текста или рисование на изображении. Это идеальное решение для тех, кто уже использует Яндекс Диск как платформу для хранения данных, ведь все снимки экрана будут надежно храниться вместе с другими файлами, доступными в любой момент с любого устройства.

Системы для совместной работы с документами

Работа с документами больше не ограничивается созданием и редактированием текстов в одиночку. Сегодня платформы для совместной работы позволяют командам не только создавать, но и управлять документами, обмениваться идеями и правками в режиме реального времени. Рассмотрим несколько популярных решений, которые помогают упростить и ускорить совместную работу.

Dropbox Paper

Dropbox Paper – это минималистичная и удобная платформа для совместной работы с документами, интегрированная с облачным сервисом Dropbox. Она позволяет пользователям одновременно редактировать документы, комментировать текст и добавлять мультимедийный контент, такой как видео и изображения, что особенно удобно для креативных команд. Благодаря простому интерфейсу и возможности интеграции с другими инструментами, Dropbox Paper стал выбором для тех, кто ценит скорость и простоту в работе с контентом.

OnlyOffice

OnlyOffice – это мощный офисный пакет, предлагающий продвинутые функции для совместной работы над документами. Платформа поддерживает редактирование текстов, таблиц и презентаций в режиме реального времени, а также предоставляет возможности для создания форм и ведения базы данных. OnlyOffice выделяется гибкостью настройки и поддержкой множества форматов файлов, что делает его подходящим для крупных организаций, которым требуется высокий уровень контроля над документами и безопасностью данных.

Яндекс 360

Яндекс 360 – это интегрированная экосистема сервисов для работы и коммуникации, которая включает в себя инструменты для создания и редактирования документов. Встроенные текстовые редакторы, таблицы и презентации позволяют командам работать над проектами в режиме реального времени. Удобная интеграция с облачным хранилищем Яндекс Диск делает Яндекс 360 удобным решением для хранения и обмена документами. Помимо этого, платформа предлагает почту, календари и другие корпоративные инструменты, что делает её универсальным решением для бизнеса.

Мой Офис

Мой Офис – это отечественная платформа для создания и редактирования документов, разработанная с учетом требований российских компаний и государственных учреждений. Она поддерживает совместное редактирование документов, управление правами доступа и интеграцию с различными системами документооборота. Платформа также доступна как в облачной версии, так и в локальной для установки на корпоративные серверы, что особенно важно для организаций с высокими требованиями к безопасности данных.

Google Docs

Google Docs (Google Документы) – это один из самых популярных сервисов для работы с документами онлайн. Он позволяет нескольким пользователям одновременно редактировать документы, отслеживать изменения и оставлять комментарии. Благодаря интеграции с другими продуктами Google, такими как Google Drive и Google Calendar, эта платформа становится мощным инструментом для организации командной работы. Google Docs предоставляет всё необходимое для быстрого и удобного взаимодействия, включая автоматическое сохранение изменений и доступ с любого устройства.

Apple iWork

Apple iWork – это офисный пакет для устройств на базе macOS и iOS, включающий Pages, Numbers и Keynote. Эти приложения предназначены для создания и совместной работы над текстовыми документами, таблицами и презентациями. iWork позволяет легко делиться документами и работать над ними в режиме реального времени через облачный сервис iCloud. Платформа предлагает интуитивно понятные инструменты для редактирования, а также уникальные шаблоны и стили, что делает её идеальной для пользователей экосистемы Apple.

Облачное хранение данных

Когда команды работают с большими объёмами информации, эффективное хранение данных становится ключевым фактором успеха. Облачные решения предлагают удобные способы не только для обмена файлами, но и для их безопасного хранения, постоянного доступа и бесперебойной работы с ними. Интеграция таких сервисов в процессы совместной работы помогает упростить организацию данных и повысить производительность команды.

Например, аренда виртуальных серверов (VDS/VPS) от RU-CENTER обеспечивает надёжную основу для размещения корпоративных данных и совместных рабочих файлов. 

Благодаря высокоскоростным SSD-дискам и поддержке популярных операционных систем (CentOS, Ubuntu и других), команды могут безопасно хранить документы, разрабатывать проекты и распределять задачи в одном месте, не беспокоясь о сбоях и задержках в работе. Это особенно важно для крупных проектов, требующих максимальной производительности и доступности данных в любое время.

Высокий аптайм 99,9%, круглосуточный мониторинг и защита от DDoS-атак гарантируют стабильную работу сервисов, что позволяет командам сосредоточиться на продуктивной совместной деятельности, а не на технических вопросах. 

Редакторы ментальных карт

Ментальные карты – это мощный инструмент для визуализации идей и структурирования информации. С помощью таких карт можно наглядно отображать связи между различными концепциями и создавать удобные схемы для планирования проектов, обучения или разработки стратегий. Редакторы ментальных карт позволяют быстро и эффективно воплотить идеи в жизнь, облегчая процесс работы с большими объёмами информации. Рассмотрим два популярных инструмента для создания ментальных карт.

MindMeister

MindMeister – это один из самых популярных онлайн-редакторов ментальных карт, который идеально подходит как для личного использования, так и для командной работы. Он позволяет пользователям быстро создавать карты, добавлять ветки и подветки, организовывать данные в виде иерархий и визуализировать их с помощью различных цветовых схем и иконок. Важной особенностью MindMeister является возможность совместного редактирования карт в режиме реального времени, что делает его идеальным инструментом для мозговых штурмов и коллективного планирования.

Кроме того, MindMeister интегрируется с другими сервисами, такими как Google Drive и Slack, позволяя легко делиться картами с коллегами и сохранять их в облаке для дальнейшей работы. Это делает процесс создания и обсуждения проектов максимально удобным и гибким.

Mindomo

Mindomo предлагает расширенные возможности для создания и редактирования ментальных карт, предоставляя пользователям инструменты для детализированного анализа и глубокого структурирования информации. В Mindomo можно не только создавать классические ментальные карты, но и использовать диаграммы Ганта, концептуальные карты и схемы задач, что делает его универсальным решением для управления проектами.

Редактор поддерживает интеграцию с популярными платформами, такими как Google Drive и Dropbox, а также предоставляет возможность оффлайн-редактирования карт. Mindomo предлагает инструменты для совместной работы, что помогает командам эффективно обмениваться идеями и вносить правки в процессе работы над проектами.

Пакетные решения

В условиях современных реалий бизнесу требуется комплексное решение, которое не только упрощает коммуникации, но и объединяет все необходимые инструменты для работы в одном пространстве. Одним из таких решений долгое время был Google Workspace, который предоставлял бизнесу доступ к облачным сервисам, почте, календарям, документам и многому другому. Однако с недавних пор возникли трудности с оплатой Google Workspace в России, что побудило многие компании искать альтернативные варианты для эффективной работы.

Яндекс 360 для бизнеса – это комплекс сервисов, разработанных для эффективной организации рабочего процесса. В пакет входят:

  • Почта – корпоративная почта с персональными доменами, позволяющая вести переписку в едином корпоративном стиле.
  • Диск – облачное хранилище для хранения и обмена файлами с коллегами, безопасное и доступное с любого устройства.
  • Телемост – платформа для видеоконференций, поддерживающая качественную связь для деловых встреч.
  • Документы – офисный пакет для создания, редактирования и совместной работы над текстами, таблицами и презентациями.
  • Календарь и Заметки – инструменты для планирования и управления задачами.
  • Мессенджер – корпоративный чат для оперативной коммуникации внутри компании.

Все эти сервисы интегрированы в единую экосистему, что делает работу с ними максимально удобной и эффективной. Яндекс 360 поддерживает работу на всех основных платформах, включая Linux, что даёт больше гибкости для бизнеса.

Разница между Яндекс 360 и Google Workspace

Хотя Google Workspace долгое время был стандартом для многих компаний, в России его использование стало ограниченным. Проблемы с оплатой и санкции затрудняют доступ к этому пакету, в то время как Яндекс 360 предлагает полный спектр решений, адаптированных под российские реалии.

  • В отличие от Google Workspace, Яндекс 360 полностью доступен для пользователей в России и поддерживает оплату как банковскими картами, так и с расчётного счёта. Это ключевое преимущество для российских компаний, которые могут свободно пользоваться всеми сервисами Яндекса.
  • Яндекс 360 соответствует требованиям российского законодательства, включая хранение данных пользователей на территории РФ (№152-ФЗ), что делает его предпочтительным для организаций, работающих с конфиденциальной информацией.
  • Яндекс 360 предлагает уникальные сервисы, которые недоступны в Google Workspace. Это включает Яндекс Трекер для управления проектами, Яндекс Телефонию для бизнеса и Турбо страницы для быстрого создания сайтов. Кроме того, интеграция с Яндекс Картами и Яндекс Директом позволяет компаниям легко управлять маркетингом и продвижением.

Таким образом, Яндекс 360 для бизнеса – это не просто альтернатива Google Workspace, а полноценное решение, которое обеспечивает всё необходимое для успешной работы компании в России.

Заключение

В мире, где удалённая работа и распределённые команды стали новой нормой, сервисы для командной работы помогают не просто взаимодействовать, а создавать продуктивные, гибкие и творческие рабочие процессы. Эти инструменты дают возможность каждому участнику команды внести свой вклад – будь то мозговой штурм на виртуальной доске или совместное редактирование документа в режиме реального времени. 

Важно лишь выбрать подходящие решения, интегрировать их в повседневную работу, и команда всегда будет оставаться на одной волне, двигаясь к общим целям.